Hur bokför jag ett kvitto med AI:n?

Det här behöver du

• Novus kopplat till din AI-app. Så gör du i Claude och ChatGPT.
• Skrivåtkomst påslagen för bolaget på kontosidan. Varje anslutning börjar skrivskyddad, och AI:n får inga skrivverktyg förrän du har slagit på skrivåtkomsten.
• Vill du säga ja före varje ändring: ställ in AI-appen så att den frågar innan den använder skrivverktygen. Novus frågar inte själv. Hur apparna gör står på sidan Säkerhet och dataskydd.
• Kvittot i bolagets inkorg i Fortnox. Har du det i chatten kan AI:n lägga det där, se nedan.

Så gör du

1. Lägg kvittot i inkorgen i Fortnox, på det sätt du brukar. AI:n ser inkorgen uppdelad i mappar.
2. Be om ett förslag först, och säg att inget ska bokföras än. Då läser AI:n bara.
3. Rätta det som inte stämmer, med vanliga ord.
4. Be AI:n bokföra när förslaget stämmer. Verifikationen skapas direkt, och kvittot kopplas till den som underlag.
5. Kontrollera i Fortnox att verifikationen ser ut som du tänkt.

Fråga så här

• ”Vilka kvitton ligger i inkorgen? Läs dem och föreslå konto och moms för vart och ett. Bokför inget än.”
• ”Lunchkvittot ska bokföras som representation.”
• ”Bokför kvittona som verifikationer och koppla varje kvitto som underlag.”
• ”Vilka verifikationsnummer fick de?”

Det här kommer tillbaka

• Först ett förslag i chatten: datum, säljare, belopp, moms och konto för varje kvitto. Förslaget är AI:ns egen läsning av kvittot, så läs det.
• När du ber AI:n bokföra får den tillbaka vad som skapades i Fortnox, och ombeds berätta det för dig.

Har du kvittot i chatten?

Då kan AI:n lägga det i Fortnox åt dig. Claude skickar filen själv om du har tillåtit adressen filer.novusmcp.se, se sista steget i guiden för Claude. I de andra apparna får du en länk där du själv väljer filen. Att lägga en fil i Fortnox kräver också skrivåtkomst.

Ändras något i Fortnox?

Ja, när du ber AI:n bokföra. För varje kvitto skapas en verifikation med datum, text, konton och moms, och kvittot kopplas till den. Ett kvitto som har kopplats till en verifikation ligger sedan inte kvar i inkorgen.

Ändringen görs direkt när AI:n använder skrivverktyget, i bolagets riktiga bokföring, och Novus visar ingen förhandsgranskning. Frågar din AI-app innan den använder skrivverktygen, är det där du säger ja. Efteråt får AI:n tillbaka exakt vad som gjordes, och ombeds berätta det för dig.

En verifikation som har skapats går inte att ändra eller ta bort via Novus. Blir något fel rättar du det i Fortnox som vanligt, eller ber AI:n skapa en ny verifikation som rättar felet.

Frågor och svar

Vad händer om AI:n väljer fel konto?

Rätta förslaget innan du ber den bokföra. Är verifikationen redan skapad rättar du den i Fortnox, eller ber AI:n skapa en ny verifikation som rättar felet. Den som är skapad går inte att ändra via Novus.

Frågar Novus innan något bokförs?

Nej. Novus gör ändringen när AI:n använder skrivverktyget. Vill du säga ja till varje bokföring, ställ in AI-appen så att den frågar innan den använder skrivverktygen.

Varför ska kvittot ligga i inkorgen?

Därifrån kan AI:n både läsa kvittot och koppla det till verifikationen. Har du kvittot i chatten kan AI:n lägga det i Fortnox först.

Läs också

• Vilka verifikationer saknar underlag?
• Hur skapar och skickar jag en kundfaktura med AI:n?
• Säkerhet och dataskydd
• Koppla Fortnox till Claude
• Frågor du kan ställa