Så väljer du AI-koppling till Fortnox

Innan du väljer

En koppling mellan Fortnox och din AI-app får läsa bolagets bokföring, och ibland ändra i den. Därför är det värt att veta hur den köps, vad den får göra från början och vad som händer med uppgifterna. Frågorna nedan går att ställa till vilken leverantör som helst.

Hur köps och betalas den?

Där du köper avgör vilken faktura kostnaden hamnar på, vem du har avtal med och hur du säger upp.

Novus: Novus köps inne i Fortnox, under Administrera integrationer. Kostnaden läggs på företagets vanliga Fortnox-faktura och följer den betalningsperiod ni redan har hos Fortnox. Vi tar aldrig emot betalning direkt från dig och hanterar inga kortuppgifter.

När du handlar hos Fortnox har du 30 dagars öppet köp.

Behövs en integrationslicens?

En vanlig integration kräver att bolaget har en integrationslicens hos Fortnox. En integration som köps direkt i Fortnox kräver ingen separat integrationslicens.

Novus: Nej. Novus köps i Fortnox, och någon separat integrationslicens behövs inte.

Vad kostar den per användare?

Räkna på hur många i företaget som ska använda kopplingen, och vad den kostar för dem tillsammans.

Novus: Novus kostar 99 kr i månaden per användare. Varje person som ska använda Novus behöver en egen licens, som en systemadministratör tilldelar i Fortnox. Ingen delar inloggning med någon, och varje persons anrop loggas för sig.

Har du flera bolag, eller är ni en redovisningsbyrå, finns Novus för byråer. Där når en och samma koppling alla bolag ni lägger till.

Börjar den skrivskyddad?

En AI som bara får läsa kan inte göra skada i bokföringen. Det är ett tryggt sätt att börja.

Novus: Ja. Varje anslutning börjar skrivskyddad, och att koppla om ändrar inte det. Skrivåtkomst slår du på själv på kontosidan, efter en varning, och du kan gå tillbaka till endast läsning när du vill. Så länge anslutningen är skrivskyddad får AI:n inga skrivverktyg, och vår server släpper inte igenom någon ändring till Fortnox.

Hur godkänns ändringar?

När AI:n får ändra vill du veta var du säger ja. MCP-standarden säger att det alltid bör finnas en människa som kan neka ett verktygsanrop.

Novus: Läsning och skrivning är skilda verktyg. I AI-appen kan du låta verktygen som läser användas utan att fråga, och låta appen fråga dig innan den använder skrivverktygen. Novus visar ingen förhandsgranskning och frågar inte själv: när AI:n använder ett skrivverktyg görs ändringen direkt, och AI:n får tillbaka exakt vad som gjordes så att den kan berätta det för dig. Därför kan också en automation ändra, när du har tillåtit skrivverktygen för den.

I Claude kan du svara Allow always när appen ber om lov för ett verktyg, och Anthropic råder att bara göra det för verktyg du litar på att köra utan tillsyn. I ChatGPT kan appen be om bekräftelse före en ändring, beroende på appens behörigheter och vad ändringen gör. Mer om det på sidan Säkerhet och dataskydd.

Går kopplingen ut?

En koppling som slutar fungera måste någon upptäcka och koppla om.

Novus: När bolagets systemadministratör har godkänt kopplingen finns mot Fortnox ingen förnyelsenyckel som löper ut. Vi hämtar en ny åtkomstnyckel med godkännandet när den behövs, på det sätt Fortnox har för det. Kopplingen slutar fungera om du kopplar ifrån, tar bort integrationen i Fortnox eller om licensen upphör.

Nyckeln din AI-app får av oss gäller i 30 dagar efter att den senast förnyades. Har appen inte förnyat den på så länge, loggar du in via Fortnox igen. På kontosidan ser du vilka appar som har en giltig nyckel och när den går ut.

Var står servern?

Bokföringen innehåller uppgifter om kunder, leverantörer och anställda. Var servern står är en del av svaret på var de behandlas.

Novus: Servern står hos OVHcloud, Frankfurt, Tyskland (inom EU). Där ligger det lilla vi sparar. Bokföringen passerar och sparas inte hos oss.

Svaren går sedan till den AI du själv har valt, och vad den sparar styrs av dess villkor och inställningar.

Vad sparas, och hur länge?

Ju mindre en koppling sparar, desto mindre finns det att skydda.

Novus: Ingenting ur bokföringen och inga personuppgifter ur den: inte i databasen, inte i loggarna, inte i säkerhetskopiorna. Uppgifterna om själva anslutningen sparas tills du kopplar ifrån, och revisionsloggen i 24 månader. Allt som sparas står i integritetspolicyn.

Loggas det AI:n gör?

Om något ändras i bokföringen vill du kunna se när det hände och vilken app som gjorde det.

Novus: Ja. Varje anrop hamnar i en revisionslogg med tidpunkt, verktyg, utfall, bolag och AI-app. Loggen kan inte ändras i efterhand och innehåller ingenting ur bokföringen: inga sökord, namn, belopp, fakturarader eller filer.

Får du hjälp på svenska?

När något inte fungerar vill du kunna prata med någon som kan både kopplingen och Fortnox.

Novus: Ja. Vi är ett svenskt bolag i Göteborg, och du når oss på telefon och mejl. Numret och adressen står på kontaktsidan, och vilka vi är står på sidan Om oss.

Frågorna att ställa

• Köps den i Fortnox, eller hos leverantören?
• Behöver bolaget en integrationslicens?
• Vad kostar den för alla som ska använda den?
• Börjar den skrivskyddad, och vem slår på skrivning?
• Var säger jag ja till en ändring?
• Kan kopplingen gå ut, och vad händer då?
• Var står servern?
• Vad sparas, och hur länge?
• Loggas varje anrop?
• Vem svarar när något strular?

Frågor och svar

Är det säkert att koppla ChatGPT eller Claude till Fortnox?

Det beror på kopplingen och på hur du ställer in den. Med Novus börjar anslutningen skrivskyddad, läsning och skrivning är skilda verktyg, varje anrop loggas och bokföringen sparas inte hos oss. Svaren går till den AI du har valt, och vad den sparar styrs av dess villkor.

Kan jag prova innan jag bestämmer mig?

När du handlar hos Fortnox har du 30 dagars öppet köp, och Novus köps där. Låt anslutningen vara skrivskyddad medan du provar, så kan AI:n inte ändra något.

Behöver alla i företaget en egen licens?

Ja, alla som ska använda Novus. En systemadministratör köper fler licenser i Fortnox under Administrera integrationer och tilldelar dem, och varje person kopplar sin egen AI-app.

Vad händer om vi slutar använda kopplingen?

Du kopplar ifrån på kontosidan. Då slutar alla nycklar gälla direkt och uppgifterna om anslutningen raderas. Revisionsloggen finns kvar i 24 månader. Att ta bort kopplingen i AI-appen räcker inte, eftersom appens nyckel gäller i upp till 30 dagar.

Läs också

• Säkerhet och dataskydd
• Fortnox MCP-server för företag
• Koppla Fortnox till Claude
• Frågor du kan ställa
• Integritetspolicy