Hur skapar och skickar jag en kundfaktura med AI:n?

Det här behöver du

• Novus kopplat till din AI-app. Så gör du i Claude och ChatGPT.
• Skrivåtkomst påslagen för bolaget på kontosidan. Varje anslutning börjar skrivskyddad, och AI:n får inga skrivverktyg förrän du har slagit på skrivåtkomsten.
• Vill du säga ja före varje ändring: ställ in AI-appen så att den frågar innan den använder skrivverktygen. Novus frågar inte själv. Hur apparna gör står på sidan Säkerhet och dataskydd.
• Kunden i Fortnox kundregister. AI:n hittar kundnumret från namnet.

Så gör du

1. Säg vem, vad och hur mycket: kund, vad som ska faktureras, antal och pris utan moms. Utan datum blir fakturadatum i dag och förfallodagen enligt kundens betalvillkor.
2. Läs vad som skapades. AI:n får tillbaka fakturans nummer, kund och summa, och raderna som Fortnox sparade dem.
3. Skicka i ett eget steg, med e-post, som e-faktura eller för utskrift och postning via Fortnox.
4. Kontrollera mottagaren innan du ber AI:n skicka. Ett utskick går inte att ta tillbaka.

Fråga så här

• ”Skapa en faktura till Kund AB på 10 timmar konsultation à 950 kronor.”
• ”Visa faktura 1044 som den ser ut i Fortnox.”
• ”Skicka faktura 1044 med e-post.”

Det här kommer tillbaka

• När fakturan skapas: fakturanumret, kunden, summan och raderna som Fortnox sparade dem. Har Fortnox ändrat en rad säger svaret det.
• När fakturan skickas: fakturanumret, kunden, sättet, mottagaren, beloppet och förfallodagen, och om den hade skickats förut.

Ändras något i Fortnox?

Ja. Fakturan skapas som ett obokfört utkast. Att skapa den bokför ingenting och skickar ingenting till kunden.

Skickar AI:n fakturan går den ut till kunden direkt och kan inte tas tillbaka. Ber du om att skicka en faktura som redan har skickats, skickas den en gång till.

Ändringen görs direkt när AI:n använder skrivverktyget, i bolagets riktiga bokföring, och Novus visar ingen förhandsgranskning. Frågar din AI-app innan den använder skrivverktygen, är det där du säger ja. Efteråt får AI:n tillbaka exakt vad som gjordes, och ombeds berätta det för dig.

Frågor och svar

Bokförs fakturan när AI:n skapar den?

Nej. Den skapas som ett obokfört utkast. Att bokföra den är ett eget steg.

Kan AI:n skicka fakturan av misstag när den skapar den?

Nej. Att skapa och att skicka är skilda verktyg, och fakturan går inte ut till kunden förrän AI:n använder verktyget som skickar.

Vad händer om kunden inte finns i Fortnox?

Fakturan behöver ett kundnummer. Finns kunden inte kan AI:n lägga upp den i kundregistret, och det är också en skrivning.

Läs också

• Vilka kunder är sena med att betala?
• Vilka ordrar är inte fakturerade än?
• Hur bokför jag ett kvitto med AI:n?
• Säkerhet och dataskydd
• Koppla Fortnox till Claude